办公用品台账 · 行政
用 AI 智能体做这件事
把采购与领用记录整理成一张能对照库存的台账。先声明你记台账的地方与领用流程（钉钉宜搭 / 飞书多维表格 / Excel；谁审批、按月还是按次领），不同系统字段不一样；领用人姓名属个人信息，先脱敏再交给 AI，统计数字需人工复核。
你需要准备
- 你的台账载体与字段（钉钉宜搭 / 飞书多维表格 / Excel）及领用流程（谁审批、按月还是按次）
- 本期的采购记录：物品名称、类别、数量、单价、采购日期
- 领用记录：领用日期、物品、领用数量、领用人（先脱敏，用「张*」或工号替代）
- 库存基数或期初结存（用于核算当前库存）
怎么做
- 先对领用人姓名脱敏（用「张*」或工号替代）
- 声明台账载体与领用审批流程
- 粘贴提示词，生成台账与异常清单
- 人工复核库存数与领用异常，再决定补货
一句话提示词
这是本期的办公用品与固定资产采购、领用记录（台账记在【钉钉宜搭/飞书多维表格/Excel】，领用按【按月/按次】计），领用人姓名已脱敏，帮我整理成台账：按类别统计库存与领用情况，列出库存不足需采购的物品，以及领用异常（如同一人短期内大量领用）的情况；数量统计需我人工复核，数据缺的标【待补】、口径未定的标【需确认】，不要编造。
它会交付什么
- 按类别整理的台账：采购、领用与结存数量（计数需人工复核）
- 库存不足、需补货的物品清单与建议采购量（采购量属 AI 建议，需人工判断）
- 领用异常清单（如同一人短期内大量领用；只标「可疑」，是否核实需人工判断）
效果示例
输入本期 12 条采购与 30 条领用记录（领用人已脱敏）→ 输出分类台账；「打印纸」低于安全库存并给出补货建议，另有 1 人 5 天内领走 3 支记号笔被标为可疑。（计数需人工复核）
常见问题
统计的数准吗？
不一定，库存与领用数量请人工复核后再补货，别直接照单下单。
领用人姓名怎么处理？
先脱敏（用「张*」或工号），这是前置步骤；要判断「是否同一人」用工号更稳。
一次能整理多少条记录？
建议单批 100 条以内，一个季度的记录请分批再累计。
没有期初库存能算吗？
算不出当前结存，只能给本期的采购与领用；缺的期初数标【待补】。